När ett hantverksprojekt är färdigt är det lätt att bara arkivera fakturan och gå vidare. Men en samlad dokumentation kan vara värdefull vid framtida service, försäljning, garantiärenden eller om ett fel behöver utredas.
Offert och avtal
Spara den version som faktiskt accepterades. Den visar projektets omfattning, prisform och vilka delar som låg utanför uppdraget.
Ändringar och tillägg
Om arbetet förändrades under projektet bör skriftliga godkännanden sparas tillsammans med information om pris och tidskonsekvens.
Fakturor och betalningsunderlag
Samla fakturor och kvitton på ett ställe. De kan behövas för garanti, försäkring, framtida kostnadsuppföljning eller andra administrativa frågor.
Produktinformation
Spara modellnummer, manualer och garantivillkor för installerade produkter. Det underlättar när reservdelar ska beställas eller en produkt behöver service flera år senare.
Fotografier
Bilder före, under och efter arbetet kan visa sådant som senare döljs bakom väggar eller golv. Märk gärna bilderna med datum och vilket rum de gäller.
Kvalitets- och kontrollhandlingar
För arbeten där branschdokumentation eller andra kontrollunderlag är relevanta bör du fråga entreprenören vad som ska lämnas vid avslut och spara materialet tillsammans med övriga handlingar.
Kontaktuppgifter
Spara vem som utförde olika delar av arbetet och hur företaget nås. Om underentreprenörer använts kan det också vara värdefullt att veta vilka de var.
Skapa en digital projektmapp
En enkel mapp med undermappar för avtal, bilder, produkter och fakturor gör informationen lätt att hitta. Lägg gärna en kopia i säker molnlagring eller annan backup.
Sammanfattning
Bra dokumentation gör framtida frågor enklare. Spara avtal, ändringar, betalningar, produktdata, bilder och relevanta slutdokument samlat och strukturerat i stället för utspritt i mejl och pappershögar.